COLEGIO SANTA ANGELA MERICI Aviso de privacidad
1. Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la información del Colegio Santa Angela Merici S.A.S se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (en lo sucesivo LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley anterior.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación de cualquier producto, o servicio del colegio. El Colegio Santa Angela Merici se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, así mismo, exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos aptos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
2. Definiciones
3.Objeto Del Manual
El presente Manual tiene por objeto acoger las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a actualizar, conocer, y corroborar toda la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad del Colegio Santa Angela Merici, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. El Colegio Santa Angela Merici en todas sus actuaciones, se compromete con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general para el tratamiento de todos los medios en los cuales se solicita información, bien sea: Acceso telefónico, escrito, virtual, medios electrónicos entre otros. Por eso, acoge este manual de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados del Colegio Santa Angela Merici en el acatamiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre del mismo.
4. Autorización de la política de tratamiento
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte del Colegio Santa Angela Merici SAS en los términos y condiciones recogidos en la misma.
Aunado a lo anterior, el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes efectuado por el Colegio Santa Angela Merici SAS, requiere de autorización suscrita por los padres de familia y/o sus representantes legales y únicamente respecto de los cuales el Colegio haya suscrito contrato de prestación de servicios educativo a través de la firma de contrato de matricula, y se reconoce que los datos personales de los niños, niñas y adolescentes gozán de protección especial y prevalecen sobre los derechos de los demás con miras al cumplimiento al mandato del artículo 44 de la Constitución Política, por lo que el consentimiento para el tratamiento de los datos personales refiere únicamente a los fines de que habla la presente política.
El Colegio Santa Angela Merici ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede reflejarse por medio de mensajes de datos, internet, documentos físicos, sitios web, correo electrónico, vía telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. El Titular del dato, con la aprobación de misma política de tratamiento de datos personales, declara conocer que El Colegio Santa Angela Merici puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.
Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. Con todo, conforme a lo señalado en la Ley 1581 de 2012 no será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
4.1. Autorización de Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA).
En el Tratamiento de datos de (NNA se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y suministrar de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. En los casos en los que El Colegio Santa Angela Merici actúa como Encargado de las bases de datos, el responsable será el asegurador de solicitar la correspondiente autorización al Representante Legal de los niños, niñas y adolescentes y de garantizar al Colegio Santa Angela Merici, que los datos son veraces, completos, exactos, actualizados, probados y evidentes, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
5. Responsable del tratamiento
La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja El Colegio Santa Angela Merici en sus bases de datos, será la dirección administrativa del mismo.
El Colegio Santa Angela Merici cuenta con la figura del Oficial de Cumplimiento cuya función es la protección de datos personales a la luz de lo consagrado en las normas que regulan la materia.
6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
El Colegio Santa Angela Merici SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
El trátamiento de los datos personales de las personas naturales, también consistirá en las siguientes actividades y tendrán las siguientes finalidades especificas para el cumplimiento de los objetivos misionales de la institución:
7.Datos de navegación
El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.
Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.
Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.
8. Cookies o web bugs
Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.
9. Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
10.Deberes de los responsables del Tratamiento de la Información.
El Colegio Santa Angela Merici cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:
11.Deberes De Los Encargados Del Tratamiento De La Información.
Si El Colegio Santa Angela Merici realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
12. Atención a los Titulares de datos
El Colegio Santa Angela Merici informa al titular, que podrá consultar los presentes términos en nuestro sitio WEB www.colegiosantaangelamerici.edu.co/politica-de-datos” y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de: Líneas de servicio al cliente del Colegio 4317404 – 3112291036, correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio ubicada en la Calle 86ª Nº 112G -26 Barrio Ciudadela Colsubsidio.
13. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular.
13.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Colegio Santa Angela Merici SAS, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido al Colegio Santa Angela Merici SAS, enviado, mediante correo electrónico: col.sam@hotmail.com indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la Calle 86ª # 112 G 26 la solicitud deberá contener los siguientes datos:
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Una vez recibida la solicitud, el Colegio Santa Angela Merici SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
13.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido Colegio Santa Angela Merici SAS, enviado, mediante correo electrónico a col.sam@hotmail.com, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Calle 86ª # 112 G 26, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El Colegio Santa Angela Merici SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Medidas de seguridad
El Colegio Santa Angela Merici SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, el Colegio Santa Angela Merici SAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
Por razones de eficiencia, seguridad y de estar a la vanguardia en tecnología, los servicios del Colegio Santa Angela Merici en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza al Colegio para que en caso de que sea necesario o pertinente, envíe sus datos personales a los servicios del mismo en cualquier país que considere conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting que El Colegio Santa Angela Merici contrate o requiera.
15. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
El Colegio Santa Angela Merici se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.
16.Vigencia
Las bases de datos responsabilidad del Colegio Santa Angela Merici SAS, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. El Colegio Santa Angela Merici SAS, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde el 1 de noviembre del 2017
AVISO DE PRIVACIDAD
El Colegio Santa Angela Merici, identificado con NIT 900641528-1, declara que como responsable de la información protege los datos suministrados por sus estudiantes, empleados y padres de familia en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por su titular.
Dicho tratamiento podrá realizarse directamente por El Colegio Santa Angela Merici y/o por el tercero que éste determine. El Colegio Santa Angela Merici comunica al titular de los datos personales que le asisten los siguientes derechos:
1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Colegio Santa Angela Merici y/o al tercero que éste determine.
2) Solicitar prueba de la autorización otorgada, teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral b del art. 8 de la Ley 1581 de 2012.
3) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas, solicitudes y reclamos.
4) Revocar la autorización y/o solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
5) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
El Colegio Santa Angela Merici informa al titular que podrá consultar los términos y condiciones en el link https://colegiosantaangelamerici.edu.co/politica-de-datos/ y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de los teléfonos: 4317404 – 3112291036, en el correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio Santa Angela Merici.
—————— [1] Artículo 3 Código de la Infancia y la Adolescencia.
[2] Extraído de CONCEPTO 75 DE 2014 proferido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Para consulta visite: http://icbf.gov.co/cargues/avance/docs/concepto_icbf_0000075_2014.htm
[3] Las plantillas que se elaboren en el servicio de psicología escolar serán incorporadas a la base de datos de la institución destinada para tal fin, con el objetivo de contar con un registro histórico de la atención al estudiante y los resultados de la intervención serán informados en primera instancia a los padres de familia, y en segunda instancia a los miembros de la comunidad educativa que deban intervenir en el asunto, si fuese necesario.
[4] Las plantillas que se elaboren en el servicio de enfermería escolar serán incorporadas a la base de datos de la institución destinada para tal fin así como también para desplegar actividades tendientes para la protección de la salud de quienes acudan al servicio y para fines preventivos.
[5] El colegio Santa Angela Merici S.A.S. enviará información con fines académicos y culturales a los estudiantes a través de la cuenta de correo institucional.