Manual de políticas y procedimiento para el tratamiento de datos

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

 

COLEGIO SANTA ANGELA MERICI

 

 

 

Bogotá D, C.

 

 


Acatando lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Colegio Santa Angela Merici, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento de protección de datos personales.

 

Tabla de Contenido

  1. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
  2. OBJETO DEL MANUAL
  3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
  4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
  5. AUTORIZACION DEL TITULAR.

5.1. Autorización del Tratamiento de Datos de Niños, Niña y adolescente (NNA).

  1. DATOS SENSIBLES.
  2. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
  3. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.
  4. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.
  5. SEGURIDAD DE LA INFORMACION.
  6. ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

11.1. Consulta de información.

11.2. Reclamos.

  1. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  2. DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
  3. VIGENCIA.

 


1.NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

COLEGIO SANTA ANGELA MERICI,  identificado con NIT: 900641528-1, con domicilio en la Calle 86 A Nº 112 G – 26 de la ciudad de Bogotá D.C., Teléfonos: 4317404 – 3112291036. Portal web:   http://www.colegiosantaangelamerici.edu.co

2.OBJETO DEL MANUAL.

El presente Manual tiene por objeto acoger las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a  actualizar, conocer, y corroborar toda la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad del Colegio Santa Angela Merici,  y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. El Colegio Santa Angela Merici en todas sus actuaciones, se compromete con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general para el tratamiento de todos los medios en los cuales se solicita información, bien sea: Acceso telefónico, escrito, virtual, medios electrónicos entre otros. Por eso, acoge este manual de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados del Colegio Santa Angela Merici en el acatamiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre del mismo.

3.FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite al Colegio Santa Angela Merici, compartir, transferir, almacenar, usar, suprimir, actualizar y recolectar datos para efectos de cumplir con los objetivos establecidos por la ley de acuerdo con la naturaleza de este. En todo caso, el Titular de los datos siempre tendrá la opción de anular la autorización y/o solicitar la liquidación del dato. El titular de los datos autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por El Colegio Santa Angela Merici cuando hagan uso de la pagina web (www.colegiosantaangelamerici.edu.co) y de los demás canales de que disponga del mismo para tal fin.

El padre de familia y/o acudiente responsable del estudiante autoriza la reproducción de imágenes fotográficas, vídeo y audio de la comunidad académica en las redes sociales del colegio y en los distintos proyectos audiovisuales que se lleven a cabo al interior de este los cuales tienen difusión a través de las redes sociales de la institución. De igual manera, autoriza la reproducción de imágenes fotográficas, vídeo y audio de la comunidad académica con fines publicitarios del Colegio Santa Angela Merici.

Por razones de eficiencia, seguridad y de estar a la vanguardia en tecnología, los servicios del Colegio Santa Angela Merici en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza al Colegio para que en caso de que sea necesario o pertinente, envíe sus datos personales a los servicios del mismo en cualquier país que considere conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting que El Colegio Santa Angela Merici  contrate o requiera.

4.ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación de cualquier producto, o servicio del colegio. El Colegio Santa Angela Merici se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, así mismo, exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos aptos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

5.AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

El Colegio Santa Angela Merici ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede reflejarse  por medio de mensajes de datos, internet, documentos físicos, sitios web, correo electrónico , vía telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. El Colegio Santa Angela Merici, deberá guardar prueba del cumplimiento de lo aquí previsto, y entregar copia de esta, a solicitud del Titular. El Titular del dato, con la aprobación de  misma política de tratamiento de datos personales, declara conocer que El Colegio Santa Angela Merici puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. 

Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

5.1. Autorización de Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA).

En el Tratamiento de datos de (NNA se asegurará  el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y suministrar de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. En los casos en los que El Colegio Santa Angela Merici actúa como Encargado de las bases de datos, el responsable será el asegurador de solicitar la correspondiente autorización al Representante Legal de los niños, niñas y adolescentes y de garantizar al Colegio Santa Angela Merici, que los datos son veraces, completos, exactos, actualizados, probados y evidentes, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.

6.DATOS SENSIBLES.

Para los efectos de los Datos Sensibles, El Colegio Santa Angela Merici obtendrá la autorización de los Titulares, de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos. Para el tratamiento de los datos sensibles el colegio cumplirá con las siguientes obligaciones:

a) Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.

b) Informar al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

El Colegio Santa Angela Merici no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

7.DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

Las leyes sobre protección de datos ofrecen y garantizan al titular de los mismos el cumplimiento de los procedimientos definidos en listados de la siguiente manera:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, El Colegio Santa Angela Merici podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

5. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.

6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

b) Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga El Colegio Santa Angela Merici.

d) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

e) Por la estipulación a favor de otro o para otro.

8.DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

El Colegio Santa Angela Merici cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:

1.Solicitar y almacenar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización firmada por el titular de los datos.

2.Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

3.Modificar la información cuando sea incorrecta y comunicar oportunamente al Encargado del Tratamiento;

4.Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que anticipadamente le haya proporcionado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada

5.Informar adecuadamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le acuden por virtud de la autorización otorgada

6.Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

7.Notificar al Encargado del Tratamiento cuando cierta información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

8.Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

9.Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

10.Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

11.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12.Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual;

13.Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14.Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

9.DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Si El Colegio Santa Angela Merici realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: 

1.Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en términos de Ley;

2.Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su falsificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o engañoso;

3.Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo

4.Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la Ley para dicho efecto;

5.Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

6.Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley;

7.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8.Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en el presente Manual o la ley;

9.Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

10.Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

11.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. 

El Colegio Santa Angela Merici cuenta con las medidas de seguridad, que buscan proteger los datos de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.

El Colegio Santa Angela Merici cuenta con un Manual de Seguridad de la Información, dicho documento especifica el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información.

11. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

El Colegio Santa Angela Merici informa al titular, que podrá consultar los presentes términos en nuestro sitio WEB www.colegiosantaangelamerici.edu.co “Aviso de Privacidad y en el Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de El Colegio Santa Angela Merici” y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de: Líneas de servicio al cliente del Colegio 4317404 – 3112291036, correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio ubicada en la Calle 86ª Nº 112G -26 Barrio Ciudadela Colsubsidio.

11.1. Consulta de información.

Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo del Colegio Santa Angela Merici y no esté cnsiderado como exceptuada por la Ley. La Entidad suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, El Colegio Santa Angela Merici podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

11.2. Reclamos.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante El Colegio Santa Angela Merici, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono, correo electrónico y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que corrija las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor de dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

12.MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Colegio Santa Angela Merici se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente política de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

13.ENCARGADO DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja El Colegio Santa Angela Merici en sus bases de datos, será la dirección administrativa del mismo.

El Colegio Santa Angela Merici cuenta con la figura del Oficial de Cumplimiento cuya función es la protección de datos personales a la luz de lo consagrado en las normas que regulan la materia.

14.VIGENCIA. 

El presente Manual rige a partir del primero 1º  de Noviembre de 2017

 

MODELO AVISO DE PRIVACIDAD

AVISO DE PRIVACIDAD 

El Colegio Santa Angela Merici, identificado con NIT 900641528-1, declara que como responsable de la información protege los datos suministrados por sus estudiantes, empleados y padres de familia en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por su titular.

Dicho tratamiento podrá realizarse directamente por El Colegio Santa Angela Merici y/o por el tercero que éste determine. El Colegio Santa Angela Merici comunica al titular de los datos personales que le asisten los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Colegio Santa Angela Merici y/o al tercero que éste determine.

2) Solicitar prueba de la autorización otorgada, teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral b del art. 8 de la Ley 1581 de 2012.

3) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas, solicitudes y reclamos.

4) Revocar la autorización y/o solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

El Colegio Santa Angela Merici informa al titular que podrá consultar los términos y condiciones en el link http://www.colegiosantaangelamerici.edu.co “Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales” y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de los teléfonos: 4317404 – 3112291036, en el correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio Santa Angela Merici.

AUTORIZACIÓN PARA LA UTILIZACIÓN DE DATOS PERSONALES

Autorizo expresamente de manera libre, previa, voluntaria y debidamente informada al Colegio Santa Angela Merici, identificado con el NIT 900641528-1 , sobre la cual manifiesto conocer su área principal de negocio educativo, para que en el desarrollo de la misma se sirva: recolectar, almacenar, usar, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos que sean suministrados por mí, así como para transferir dichos datos de manera total o parcial a las personas jurídicas en las cuales tengan participación accionaria o de capital o entidades vinculadas, así como a sus aliados comerciales estratégicos con fines administrativos.

Por lo anterior, autorizo el envío de comunicaciones utilizando mis datos de contactos, tales como: Número de teléfono móvil, Correo Electrónico, Redes sociales, Dirección de correspondencia, teléfonos fijos, o cualquier otro medio de contacto que permita la tecnología.

El Colegio Santa Angela Merici informa al titular que podrá consultar los términos y condiciones en el link http://www.colegiosantaangelamerici.edu.co “Manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales” y elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de los teléfonos: 4317404 – 3112291036, correo electrónico col.sam@hotmail.com o personalmente en la oficina principal del Colegio Santa Angela Merici.

 Política de privacidad